ULISBOA | Modernização Administrativa na Universidade de Lisboa

Modernização Administrativa na Universidade de Lisboa

A Universidade de Lisboa (ULisboa) considera a modernização administrativa um fator essencial para a execução eficaz e eficiente de todos os seus processos administrativos, científicos, e educativos, sendo por isso um fator essencial para o sucesso da Universidade.

Esta visão é partilhada pelas “Grandes Opções do Plano 2012-2015”, pelo “Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de Custos na TICs, na AP”, pela “Estratégia Nacional para o Desenvolvimento Sustentável (ENDS)”, pela “Estratégia de Lisboa”, e pelo Quadro Regulamentar dos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (FEEI), em particular com os programas operacionais temáticos de cooperação “Compete2020”, e “Lisboa2020”, no âmbito dos quais tem vindo a ser possível obter cofinanciamento para as diferentes atividades realizadas.

Para a ULisboa a modernização administrativa é um processo contínuo, sem fim, mas que obedece a estratégias plurianuais que garantem a coerência dos planos de execução anuais.

A estratégia plurianual atualmente em execução foi definida aquando da fusão da Universidade de Lisboa e da Universidade Técnica de Lisboa, em 2013, para um período de 5 anos, e foi por isso indelevelmente marcada por esse acontecimento.

O principal objetivo dessa estratégia é a renovação, normalização e integração dos SIG/ERP (“Sistemas Integrados de Gestão”) das escolas que compõem a Universidade.

Os alvos primordiais de integração são:
– os sistemas de gestão académicos;
– os sistemas de gestão financeiros;
– os sistemas de gestão de recursos humanos;
– os sistemas de gestão científicos.

A integração destes SIG/EEP das diferentes escolas terá efeitos positivos:
– na eficiência e eficácia da partilha de informação,
– na eficácia da gestão global da universidade,
– na eficácia da manutenção e desenvolvimento destes sistemas em comum.

Por seu lado a integração destes SIG/ERP requer um conjunto de infraestruturas transversais à universidade, nomeadamente:
– Uma infraestrutura de rede de alto débito entre todas as escolas, com elevada resiliência;
– Uma infraestrutura alojamento de serviços comuns na “Cloud”;
– Uma infraestrutura de identificação de utilizadores, que permita o acesso autenticado a todos os serviços oferecidos por todas as escolas;
– Uma infraestrutura de apoio à decisão que consolide e analise os dados provenientes dos vários SIG e forneça indicadores aos diferentes níveis de gestão da universidade.

A implementação do plano foi executada em cinco fases, coincidentes com outras tantas operações cofinanciadas pelo “Sistema de Apoio à Modernização e capacitação da Administração pública (SAMA)”:

| SAMA 1 – Simplificação e Normalização de Processos e Sistemas de Informação (2012-2013)
| SAMA 2 – Construção de um Balcão Único Multisserviços e Multicanal (2013-2015)
| SAMA 3 – Sistema Financeiro Integrado (2013-2015)
| SAMA 4 – Implementação de Modelo de Cloud Services (2013-2015)
| SAMA 5 – Integração dos SIG das Escolas da Universidade de Lisboa (2016-2017)

SAMA 5 - Integração dos SIG das Escolas da Universidade de Lisboa (2016-2017)

Atualmente, encontra-se em execução a operação SAMA 5, que tem términus previsto para o final de 2017, com um orçamento de 3M€, cofinanciados em 1,6M€ pela operação SAMA n.º 012256.

Esta operação tem três objetivos principais:
1. Criação de um sistema único integrado de gestão de recursos humanos;
2.  Integração horizontal de todos os sistemas de gestão académica das escolas;
3. Implementação de um sistema de apoio à decisão para toda a Universidade.

Globalmente, as atividades de modernização administrativa nos 5 anos entre 2013 e 2017, têm um custo estimado de cerca de 10,7M€, com um cofinanciamento do programa SAMA, aproximado de 5,9M€.

SAMA 1 - Simplificação e Normalização de Processos e Sistemas de Informação (2012-2013)

A operação inicial (SAMA 1) terminou no final de 2015, teve um custo de cerca de 3M€, dos quais cerca de 1,7M€ financiados pela operação SAMA n.º 16935, e efetuou os estudos de planeamento que serviram as operações posteriores. Em particular foi efetuado:
– A normalização de dados e processos académicos e de recursos humanos;
– A implementação de procedimentos ISO20.000 no tratamento de pedidos e incidentes;
– A melhoria significativa da capacidade de armazenamento e rede de dados da Universidade, com investimentos significativos nos Centros de Dados da Reitoria e da Faculdade de Ciências.

SAMA 2 - Construção de um Balcão Único Multisserviços e Multicanal (2013-2015)

As conclusões dos estudos desenvolvidos no SAMA 1 deram origem a uma nova operação (SAMA 2), que terminou no final de 2015 e que teve um orçamento total de cerca de 2,1M€, cofinanciados em 1,2M€ pela operação SAMA n.º 32827.

Esta operação teve dois resultados relevantes:
– Um sistema de gestão de identidades comum a toda Universidade de Lisboa — que possibilita a qualquer utilizador da Universidade aceder a qualquer serviço fornecido por qualquer escola da Universidade utilizando as credenciais de acesso de uma das escolas. Esta infraestrutura é única na medida em que assegura a interoperabilidade e a coerência da gestão de identidades, mantendo uma gestão distribuída e autónoma dos alunos e funcionários de cada escola.
– Um sistema de gestão académico uniforme em toda a Universidade de Lisboa — o sistema escolhido foi o sistema de código aberto FénixEdu, que foi estendido, uniformizado e adaptado às necessidades das escolas da Universidade de Lisboa.

SAMA 3 - Sistema Financeiro Integrado (2013-2015)

A operação SAMA 3, terminou no final de 2015, teve um custo total de cerca de 1,2M€, cofinanciados em 0,6M€ pela operação SAMA n.º 37457. O objetivo desta operação foi a criação de um sistema único integrado de gestão financeira e de projetos científicos para toda a Universidade.

SAMA 4 - Implementação de Modelo de Cloud Services (2013-2015)

A operação SAMA 4, terminou sensivelmente em simultâneo com a operação SAMA 3, teve um orçamento de cerca de 1,4M€, cofinanciados em 0,8M€ pela operação SAMA n.º 37151.

O objetivo da operação SAMA 4 foi criar as infraestruturas de rede e Cloud em para executar de forma eficiente, eficaz, resiliente e económica, todos os novos sistemas em implementação no âmbito da estratégia atual de modernização administrativa da Universidade de Lisboa. Deste projeto resultou a eliminação de algumas salas técnicas e a consolidação em três centros de dados de um conjunto de serviços partilhados, e a remodelação da rede de fibra da Universidade, dotando-a de caminhos alternativos para maior resiliência entre escolas, e estendendo a rede de fibra 56 locais distintos: a Reitoria, 22 campi (18 escolas, duas delas com dois e três campi, respetivamente), 26 Residências de Estudantes, Serviços de Ação Social (SAS), Estádio Universitário (EUL), Museu, Complexo Interdisciplinar, Jardim Botânico Tropical (JBT), Instituto de Investigação de Ciência Tropical (IICT), Pavilhão de Portugal.